Побудуйте систему бізнес-процесів самостійно — але не наодинці
Менторство для власників малого бізнесу, які хочуть розібратися у своїх процесах, навести в них порядок і навчитися самостійно їх вдосконалювати.
Ви працюєте зі своїм бізнесом.
Ми допомагаємо пройти шлях правильно.
Методика розрахована на самостійну роботу. Тоді навіщо ментор?
Теорію можна вивчити самостійно. Найскладніше починається тоді, коли потрібно застосувати її до власного бізнесу.
З чого почати?
У компанії можуть бути десятки процесів. Потрібно визначити, які з них варто розбирати першими.
Наскільки детально?
Одна з типових помилок — або описати занадто мало, або загрузнути в непотрібних деталях.
Що потрібно змінити?
Коли багато років працюєш усередині бізнесу, складно побачити звичні проблеми свіжим поглядом.
Під час роботи зазвичай виникають питання:
- Які процеси описувати першими?
- Де процес, а де окреме завдання?
- Що потрібно регламентувати?
- Що можна спростити?
- Що варто делегувати?
- Чи потрібно вже автоматизувати?
- Як впровадити зміни в команді?
- Як зрозуміти, що новий процес працює?
Це не класичний консалтинг
Ми не приходимо у вашу компанію, щоб побудувати процеси замість вас.
Ви робите. Ментор допомагає.
Ви знаєте свій бізнес краще за будь-якого зовнішнього консультанта.
Завдання ментора — допомогти структурувати роботу, поставити правильні питання, перевірити результат і підказати, де можна зробити краще.
- Ви працюєте зі своїми реальними процесами
- Ментор допомагає не пропустити важливе
- Рішення створюються під ваш бізнес
- Знання та компетенція залишаються у вас
Наша мета — навчити вас бути таким консультантом для власного бізнесу.
Кому підходить менторство
Насамперед власникам малого бізнесу, які хочуть навести порядок у роботі компанії та поступово зменшувати залежність бізнесу від себе.
Менторство буде корисним, якщо:
- багато роботи досі тримається на власнику;
- працівники постійно звертаються за поясненнями;
- одну роботу різні люди виконують по-різному;
- важливі знання зберігаються переважно «в головах»;
- складно делегувати;
- разом зі зростанням бізнесу росте хаос;
- хочеться автоматизувати роботу, але незрозуміло, з чого почати;
- ви хочете систематизувати компанію без великого консалтингового проєкту.
Менторство, швидше за все, не підійде, якщо:
- ви хочете, щоб консультант зробив усе замість вас;
- ви не готові виділяти час на роботу зі своїми процесами;
- вам потрібне тільки впровадження конкретної програми;
- ви хочете автоматизувати процес, не розібравшись, як він працює;
- ви очікуєте готового універсального рішення, яке можна просто скопіювати.
Результат — не папка з документами
Описані процеси, схеми та чеклісти важливі. Але це лише інструменти.
Головний результат — нова навичка
Ви починаєте бачити свій бізнес не як набір людей і завдань, а як систему взаємопов'язаних процесів.
І поступово вчитеся самостійно працювати з цією системою.
- бачити процеси;
- розуміти, як вони працюють;
- знаходити слабкі місця;
- описувати зрозуміло для команди;
- покращувати;
- вирішувати, що варто автоматизувати.
Бачити
Розуміти, де насправді проходять процеси вашого бізнесу.
Розуміти
Знаходити проблеми, втрати, залежності та вузькі місця.
Регламентувати
Перетворювати знання на зрозумілі правила роботи для команди.
Вдосконалювати
Постійно робити процеси простішими та ефективнішими.
Що може з'явитися у вашому бізнесі
Конкретний набір результатів залежить від задач компанії та обраних процесів.
Карта процесів
Загальна картина того, як працює компанія і як пов'язані її основні процеси.
Опис ключових процесів
Зрозумілий опис того, як робота виконується зараз і як має виконуватися.
Чеклісти та правила
Практичні інструменти, якими команда може користуватися щодня.
Ролі та відповідальність
Більше ясності: хто, що і на якому етапі повинен робити.
Перелік проблем
Видимі вузькі місця, зайві операції та джерела втрат часу.
План покращень
Що спростити, делегувати, стандартизувати або автоматизувати.
Як проходить робота
Покроково. На реальних процесах вашого бізнесу.
Розбираємося, де ви зараз
Визначаємо поточну ситуацію, основні проблеми та цілі.
Бачимо загальну картину
Вчимося дивитися на компанію через її основні процеси.
Визначаємо пріоритети
Обираємо процеси, робота з якими дасть найбільший практичний ефект.
Описуємо процес
Фіксуємо не те, як «має бути», а як робота виконується насправді.
Знаходимо проблеми
Шукаємо зайві дії, очікування, повторну роботу та залежності.
Проєктуємо кращий варіант
Вирішуємо, що прибрати, спростити, делегувати або автоматизувати.
Впроваджуємо
Перетворюємо новий процес на реальний спосіб роботи команди.
Повторюємо
Наступний процес ви проходите вже значно самостійніше.
Що робить ментор
Ментор не управляє вашим бізнесом і не приймає рішення замість вас.
Ментор допомагає:
- правильно визначити проблему;
- поставити правильні питання;
- не ускладнювати там, де це не потрібно;
- побачити типові помилки;
- перевірити опис процесу;
- знайти слабкі місця;
- розглянути варіанти покращення;
- визначити наступний крок.
Ми знаємо, як працювати з процесами.
Разом цього достатньо, щоб побудувати рішення саме для вашої компанії.
Спочатку процес. Потім інструмент.
Методика не прив'язана до конкретного програмного забезпечення.
Софт — це інструмент, а не початок роботи
Ми не продаємо BPM-систему, CRM, таск-менеджер чи платформу автоматизації.
Для одного процесу достатньо простого чекліста. Для іншого може знадобитися CRM або автоматизація.
Вибір інструменту робиться тільки після того, як зрозумілий сам процес.
Чому підхід BPMSchool інший
Ми не намагаємося перенести корпоративний BPM у малий бізнес без змін.
Прибираємо зайве
Залишаємо тільки ті підходи та інструменти, які мають практичну цінність для невеликої компанії.
Пояснюємо просто
Без необхідності ставати професійним бізнес-аналітиком або BPM-фахівцем.
Навчаємо робити самому
Кінцева мета — не залежність від експерта, а власна компетенція роботи з процесами.
Що входить у менторство
Конкретний формат залежить від задачі, але основні елементи роботи залишаються незмінними.
Персональні зустрічі
Розбираємо ваші процеси, питання та результати виконаної роботи.
Покрокові завдання
Після кожного етапу зрозуміло, що саме потрібно зробити далі.
Методичні матеріали
Чеклісти, шаблони, приклади та інструменти BPMSchool.
Розбір ваших процесів
Працюємо не з абстрактними кейсами, а з реальною роботою вашої компанії.
Перевірка роботи
Отримуєте зворотний зв'язок щодо описів, рішень і наступних кроків.
Рекомендації
Розглядаємо можливості спрощення, делегування та автоматизації.
Не потрібно починати з усієї компанії
Найкращий спосіб навчитися працювати з процесами — пройти весь цикл на одному реальному процесі.
Наприклад, можна почати з:
- обробки нового замовлення;
- процесу продажу;
- закупівлі;
- виконання послуги;
- роботи зі зверненням клієнта;
- найму працівника;
- адаптації нового співробітника;
- виставлення та контролю рахунків.
Після цього наступний процес буде значно простішим.
Що поступово змінюється у ролі власника
Власник перестає бути частиною кожної операції і починає працювати над системою.
Було
Працівник → питання → власник → рішення.
Власник постійно включений у щоденні операційні питання.
Має стати
Процес → зрозумілі правила → команда → контроль результату.
Власник працює над системою, а не вирішує кожну ситуацію вручну.
Часті запитання
Чи потрібно знати BPM або BPMN?
Ні. Методика розрахована на власника бізнесу, а не професійного бізнес-аналітика.
Чи потрібно купувати спеціальний софт?
Ні. Методика не прив'язана до конкретного програмного забезпечення.
Ментор описуватиме процеси замість мене?
Ні. Сенс менторства — навчити вас робити це самостійно.
А якщо у нас уже є CRM або ERP?
Це не проблема. Спочатку дивимося на процес, потім — наскільки наявні інструменти його підтримують.
Чи потрібно одразу описувати всі процеси?
Ні. Починаємо з кількох найбільш важливих процесів.
Чи підійде це дуже маленькому бізнесу?
Так, якщо вже є повторювана робота, яку виконують кілька людей або яку власник хоче делегувати.
Хочете навести лад у процесах? Почніть з одного.
Спочатку розберемося у вашій ситуації та визначимо, чи буде формат менторства корисним саме для вашого бізнесу.