Малому бізнесу потрібні не чергові обіцянки

За даними Державної служби статистики України, у 2024 році близько 94% діючих підприємств України належали до категорії малих. Окремо в Україні працюють мільйони ФОПів. За офіційними даними Держстату, станом на 1 квітня 2026 року їх було понад 1,8 млн.

Джерела: Держстат — статистика за розмірами підприємств та Держстат — кількість юридичних осіб і ФОПів.

За цими цифрами стоять реальні люди, які щодня вирішують десятки питань: де знайти клієнтів, як організувати роботу працівників, як не втрачати замовлення, що робити з помилками й як узагалі встигнути все, коли на тобі половина компанії.

А тепер додаймо до цього українські реалії. Війна, нестабільність, нестача людей і грошей. Потрібно працювати, адаптуватися, шукати нові можливості. І все це часто доводиться робити з дуже обмеженими ресурсами.

У таких умовах хороша організація роботи — не розкіш. Вона допомагає не витрачати зайві сили там, де можна обійтися простішим рішенням.

Але де цьому навчитися?

У чому проблема з наявними рішеннями

Про бізнес-процеси говорять давно. Останнім часом до цієї теми додався ще й штучний інтелект. Здається, що тепер можна автоматизувати майже все — потрібно лише знайти відповідний інструмент.

Проте, якщо подивитися уважніше, виникає кілька запитань.

Програмні компанії розповідають про переваги своїх продуктів. Навчальні програми можуть бути розраховані на професійних аналітиків або великі компанії. А деякі курси обіцяють швидкий результат, хоча за їхніми красивими презентаціями не завжди зрозуміло, як застосувати все це у власному бізнесі.

Звісно, серед курсів та інструментів є хороші рішення. Проблема не в них самих, а в тому, що власнику невеликої компанії часто доводиться самостійно розбиратися, що йому справді потрібно.

Класичний BPM — система підходів до управління бізнес-процесами — дає багато корисного. Але в повному обсязі він може виявитися надто складним для невеликої компанії. Їй не обов'язково потрібні всі корпоративні методики, спеціалізовані підрозділи та складні регламенти.

З іншого боку, кілька порад на кшталт «опишіть процес», «скористайтеся чеклістом» або «автоматизуйте рутину» теж не вирішують проблему. Потрібно розуміти, що саме описувати, навіщо це робити й що змінювати за результатами.

На мою думку, малому бізнесу потрібен практичний підхід до процесного менеджменту — без зайвого ускладнення, але й без спрощень, які позбавляють його суті.

Саме тому я взявся за BPMSchool.

AI усе зробить за нас? Не зовсім

Сьогодні особливо модно автоматизувати роботу за допомогою штучного інтелекту. І я зовсім не проти. Навпаки, можливості AI справді цікаві, а в багатьох випадках — дуже корисні.

Але мене дивує, як часто розмову починають з інструмента, навіть не розібравшись у самому процесі.

Наприклад, нам показують, як автоматично переносити листи з пошти в таблицю, генерувати документи або створювати AI-агента для виконання типових завдань. Усе працює, демонстрація виглядає переконливо.

Але чи потрібна ця операція? Чи правильно організовано роботу? Чи не можна взагалі прибрати зайвий крок? І що відбуватиметься далі, коли автоматизація завершить свою частину роботи?

Окрема автоматизована операція ще не робить ефективним увесь процес. А якщо ми автоматизуємо непотрібні дії, то просто змусимо технологію швидше виконувати непотрібну роботу.

Недарма кажуть: автоматизація хаосу призводить до автоматизованого хаосу.

Перш ніж щось автоматизувати, варто поставити собі прості запитання:

• Навіщо взагалі існує цей процес?

• Яку користь він приносить клієнту та компанії?

• Чи правильно він працює зараз?

• Де ми втрачаємо час, гроші та інші ресурси?

• Чи справді автоматизація окупиться?

• Можливо, достатньо змінити правила роботи або передати частину завдань зовнішньому виконавцю?

• Якщо ми заощадимо час працівників, як використати його з користю для бізнесу?

Іноді найкраще рішення — автоматизувати процес. Іноді — спочатку його змінити. А буває, що автоматизація взагалі не потрібна.

До того ж сам факт, що AI може виконати певне завдання, ще не означає, що він робитиме це дешевше, надійніше й краще за інші доступні способи.

Я хочу, щоб ми навчилися ставити ці запитання до того, як витрачати гроші та час на чергове технологічне рішення.

Тому почнемо з основ

Я займаюся процесним менеджментом уже 28 років. За цей час переконався в одній простій речі: знати терміни й розуміти, як усе має працювати на практиці, — не одне й те саме.

Можна прочитати книжки, пройти курси, навчитися малювати схеми й користуватися різними програмами. Але коли доходить до реальної роботи компанії, виникають запитання, на які не завжди можна знайти готову відповідь.

З чого почати? Як зрозуміти, що процес справді потрібен? Як описати реальну роботу, а не те, як вона нібито має виконуватися? Як залучити працівників? Як визначити, що саме потрібно змінити?

Мені хочеться розібрати ці питання послідовно й зрозуміло.

Не потрібно копіювати все, що використовують великі компанії. Не потрібно купувати спеціальне програмне забезпечення лише тому, що воно є на ринку. І не потрібно намагатися автоматизувати все підряд.

Почнімо з того, що маємо, — з роботи нашого власного бізнесу.

Що буде на BPMSchool

Я задумав BPMSchool як практичний ресурс для власників малого бізнесу та ФОПів. Для тих, хто хоче навести лад у роботі, полегшити делегування, зменшити кількість помилок і зробити компанію менш залежною від постійного втручання власника.

На сайті будуть два основні напрями.

Уроки — послідовне навчання роботі з бізнес-процесами. Розбиратимемо, що таке процеси, як їх описувати, як упроваджувати правила роботи, аналізувати результати, знаходити проблеми й удосконалювати процеси. Окремо поговоримо про автоматизацію та застосування AI.

Блог — місце для моїх думок, практичних спостережень, розбору актуальних питань і новин зі світу BPM та AI. Ділитимуся результатами досліджень і роботи, розглядатиму цікаві рішення, поширені помилки та питання, які виникатимуть у читачів.

Не обіцяю універсальних рецептів на всі випадки життя. Натомість хочу пояснювати, як розібратися в конкретній ситуації та знайти рішення, яке підходить саме вашому бізнесу.

Кілька принципів, яких я дотримуватимуся

Тут усе досить просто.

Брати з класичного BPM лише те, що справді потрібно малому бізнесу. Не ускладнювати роботу заради дотримання методології.

Шукати практичну користь. Кожен метод або інструмент має допомагати розв'язувати конкретне завдання.

Не витрачати зайвого. Якщо проблему можна вирішити простіше, немає сенсу впроваджувати складне рішення.

Не прив'язуватися до конкретних програм. Спочатку визначаємо потребу, а потім обираємо інструмент.

Думати самостійно. Не вірити автоматично ні гучним обіцянкам, ні модним технологіям. Перевіряти, порівнювати, оцінювати результати.

І головне — я хочу, щоб ви могли застосовувати ці знання самостійно. Не обов'язково ставати професійним консультантом із BPM, щоб навести лад у власній компанії.

І наостанок

Я не вважаю, що AI або програмне забезпечення — це проблема. Проблема виникає тоді, коли ми починаємо з вибору інструмента, не розуміючи, яке завдання хочемо ним вирішити.

Технології змінюватимуться. З'являтимуться нові програми, моделі та способи автоматизації. Але потреба розуміти роботу свого бізнесу нікуди не зникне.

Тому я пропоную почати з основ: навчитися бачити процеси, розуміти, як вони працюють, і керувати ними. А вже потім вирішувати, що варто змінити, вдосконалити чи автоматизувати.

Якщо вам близький такий підхід — ласкаво прошу до BPMSchool.

Спочатку процес. Потім інструмент.